はじめに
周年記念式典や表彰式、パーティー、懇親会などの制作には長い期間が必要になってくると思います。
弊社でも様々なイベントを制作させていただいておりますが、依頼いただいた際に「成功」と「失敗」を明確に分ける一つの要素があることをお話させていただきます。
結論から言うと、それは制作に携わる担当者のやる気です。情熱とも言います。
たった一回きりのイベントを大成功におさめるにはイベント制作会社の力だけでは到底不可能です。
担当になった方が率先して社内を仕切り、動き回ることで社内に結束力やモチベーションが生まれてきます。
社外の制作会社がいくら頑張っても、そこまで効果を出すことは難しいといえるでしょう。
当日までの社内での連携が、後の本番での運営の効率化を図り、スムーズに運営していくことができます。
まずこのことを念頭においていただき、イベント制作を進めてもらえればと弊社は思っています。
受付について
周年記念式典などのイベントでは式次第の内容・進行もそうですが、受付の役割も重要になってきます。
ゲストが多い場合や名札、胸バラ（花）がある場合などは時間通りに着席してもらうため、迅速かつ丁寧な対応が求められます。
事前にあいうえお順などに分けたチェックリストを用意したり、ＶＩＰ受付などの表記の立て看板などを利用し、受付への誘導を細分化するなど方法はあります。
名札がある場合なども事前にリスト順にわけておくことが基本です。来賓やＶＩＰへの胸バラ（花）の取り付けは針を通して良いか聞くなどして慎重に対応しましょう。ベテラン社員がいる場合は任せたほうが安心かもしれません。
ゲストのストレスをなくすためにも受付に割ける人員は適切な人数を配置したいところですが、いない場合などは、専門の派遣スタッフなども利用する必要があります。
受け付けはイベントの顔でもあります、ここでゲストの不安やストレスを与えないようにすることが満足度の向上につながっていきます。
とはいうものの、はきはきと笑顔で応対することが何より大切かと思います。
式次第について
式次第はその式典のもつ要素などによって変わってきますが、大きな流れはそこまで変わりありません。
例としては、
・開会の辞
・（オープニングムービー・アクト）
・主催者代表あいさつ
・来賓紹介
・来賓祝辞
・祝電披露
～各イベントの持つ要素～
・（表彰）
・（決意表明）
・締めのあいさつ
・？
～～
・閉式の辞
以上
映像・音響・照明・会場
イベントにおいて、映像・音響・照明・会場は担当者にとって未知数の部分でもあり、どうしたらよいかわからない部分だと思います。
イベント制作会社はこのあたりの手配や当日の運営をスムーズに行うことができます。
会場によって備え付けのものがあったり、制作会社が持ち込んだりと様々な方法があります。
後回しにせずに、あらかじめ細かく詰めておくことで、最後に追加費用がかかってしまったということがなくなります。
ここをおざなりにしてしまうと余計な費用がかかってきますので、制作会社・会場としっかりと打合せをしましょう。
会場の下見には制作会社の担当者に同行してもらうとその会場にあった機材の選定、映像などの演出の内容などを確認することができるのでスムーズだと思います。
最後に
弊社ではこのようなイベントの運営をゼロから企画し、制作していくことが可能です。
また自社内で映像制作や、デザインが行えるためトータルプロデュースが可能となり、統一感のあるイベントかつ円滑に制作していくことができます。
イベントの担当者になったけど、どうしていいかわからないなどお悩みの場合は是非一度お声がけください。一緒にイベントを成功へ導きましょう！
